Cover letters | কভার লেটার কিভাবে বানাবেন?

কভার লেটার কী? কভার লেটার লিখবেন কীভাবে? টিউশন অ্যাপ এর আজকের টপিকস এই কভার লেটার নিয়। যেকোনো সরকারি /বেসরকারি কোম্পানি /প্রতিষ্ঠানে আবেদন করার জন্য কভার লেটার (Cover Letter) লিখতে হয়। বিশেষভাবে চাকরির ক্ষেত্রে আবেদন করার জন্য সিভির সাথে কভার লেটার দিতেই হয়। এটি এক পাতার একটি ডকুমেন্ট। যার মধ্যে চাকরির আবেদন করা ব্যাক্তির পরিচয়,পেশাগত দক্ষতা, পদের প্রতি আগ্রহ ইত্যাদি বিষয় উল্লেখ থাকে।

কভার লেটার মূলত ব্যাক্তির স্কিল / দক্ষতার একটি সুস্পষ্ট বিবরণ এবং কেন আপনি এই পদের জন্য উপযুক্ত তার বর্ণনা। কভার লেটারের মূল উদ্দেশ্যই হচ্ছে নির্বাচক যেন আপনার সিভির প্রতি উৎসাহ পায়। চাকরির ভিন্নতার উপর নির্ভর করে কভার লেটার ও বিভিন্ন রকম হতে পারে। তবে সবগুলো কভার লেটারের মূল বিষয়/ফরমেট প্রায় এক রকম হয়ে থাকে।

কভার লেটার প্রধানত কত প্রকার?

কভার লেটার প্রধানত ৩ প্রকার।

১.অ্যাপ্লিকেশন লেটার

২.প্রসপেক্টিং লেটার

৩.নেটওয়ার্কিং লেটার

১.অ্যাপ্লিকেশন লেটারঃ

আমরা সাধারণত বিভিন্ন চাকরির খোজ পত্রিকার বিজ্ঞাপন থেকেই পেয়ে থাকি। যেসকল প্রতিষ্ঠান লোক নিয়োগ দেওয়ার জন্য বিজ্ঞাপন দেয় এমন চাকরির ক্ষেত্রে অ্যাপ্লিকেশন লেটার ব্যাবহার করা হয়।

২.প্রসপেক্টিং লেটারঃ

অনেক প্রতিষ্ঠান আছে যারা তাদের প্রতিষ্ঠানে লোক নিয়োগ দেওয়ার জন্য কোনো প্রকার বিজ্ঞাপন দেয় না তবে আপনি ধারণা করছেন যে তারা হয়তোবা লোক নিয়োগ দিতে পারে। এক্ষেত্রে সম্ভাব্য কোনো পদের জন্য আবেদনের ক্ষেত্রে প্রসপেক্টিং লেটার ব্যবহার করা হয়। এটিকে অন্যভাবে চাকরি অনুসন্ধান লেটারও বলা হয়।

৩. নেটওয়ার্কিং লেটারঃ

অনেক সময় প্রতিষ্ঠানগুলোতে লোক নিয়োগ দেওয়ার জন্য কোনো প্রকার বিজ্ঞাপন না দিয়ে তাদের নিজেদের পরিচিতদের মধ্য থেকে লোক নিয়োগ করে থাকে। সেক্ষেত্রে উক্ত প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তাগণ ব্যক্তিদের সাথে সুসম্পর্ক গড়ে তোলা /পরিচিত হওয়া বা নেটওয়ার্কিং গড়ে তোলার জন্য এ ধরনের লেটার বানানোর প্রয়োজন হয়। এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কর্তাদের ধারণা থাকে যে আপনি চাকরি অনুসন্ধান করছেন।

নেটওয়ার্কিং লেটার চাকরির সন্ধানে আপনার সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য উপস্থাপন করে। এ ধরনের কভার লেটার নতুন কাজের সুযোগ পেতে এবং মূল্যবান সংযোগ তৈরি করতে বিশেষ ভূমিকা পালন করে।

লক্ষ্য রাখবেন, কোন ধরনের কভার লেটার লিখছেন,তা অনেক ক্ষেত্রেই বিজ্ঞাপনে উল্লেখ করা থাকে। তবে যদি উল্লেখ করা না হয় সেই চাকরির জন্য অ্যাপ্লিকেশন লেটার এর মতো কভার লেটার বানাতে হবে।

আরও লক্ষ্য রাখতে হবে— আপনি যে পদ্ধতিতেই কভার লেটার লিখেন না কেন তা যেন নিয়োগ কর্তার দৃষ্টি আকর্ষণ করে। নিয়োগকর্তার নিকট নিজেকে সর্বোচ্চ সেরা তুলে ধরতে যেন সাহায্য করে এই কভার লেটার। তাই যথাসম্ভব পুনরাবৃত্তি এড়িয়ে স্পষ্ট ও প্রাঞ্জল করে লিখুন আপনার কভার লেটার।

কভার লেটারে কি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?

কভার লেটারে ব্যাক্তির নিজের সম্পর্কে লিখা উচিত। সিভির সাথে যেন কভার মিলে না যায় অবশ্যই সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে। এটি আপনার সিভির সম্পূরক হিসেবে কাজ করে থাকে। কভার লেটারে যোগ্যতার ব্যাখ্যা না দেওয়াই উত্তম। এখানে আপনি যোগ্যতার ব্যাখ্যা না দিয়ে কাজের প্রতি আপনার আগ্রহ প্রকাশ করুন এবং সেদিকে মনোযোগ দেওয়ায় আপনার জন্য উত্তম। কভারে আপনি উল্লেখ করুন যে আপনার আবেদনকৃত পদের জন্য আপনি কতটা উপযুক্ত।

লেখার মাঝে ত্রুটি এড়িয়ে যাওয়ার চেষ্টা করুন। কেননা এই কভার লেটারই আপনার সম্ভাব্য নিয়োগকর্তার সাথে আপনার প্রথম লিখিত যোগাযোগ। আপনি যে প্রতিষ্ঠানে কাজের জন্য আবেদন করছেন এবং যে পদের জন্য আবেদন করছেন খেয়াল রাখবেন যেন সেই প্রতিষ্ঠানের নামের উল্লেখ এবং আবেদনকৃত পদের কাজের বর্ণনা যেন ঠিকঠাক হয়।

আপনার কভার লেটারটি আরও কার্যকর করতে আপনার প্রত্যাশিত চাকরির সাথে আপনার পুরোনো অভিজ্ঞতা দক্ষতার উদাহরণসহ উল্লেখ করুন। দক্ষতাগুলো অবশ্যই সিভিতে সংযুক্ত বিষয়ের বাহিরে হতে হবে।

আপনি কাজটি করতে কতটা আগ্রহী তা সংযুক্ত করতে পারেন। কাজটি শেখার জন্য আপনি কতটা পরিশ্রম করেছেন তা উল্লেখ করুন। এতে আপনার নিয়োগ কর্মকর্তার আপনার প্রতি একটা ইতিবাচক ধারণা তৈরি হবে।

অল্পকথায় গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলো এখানে উপস্থাপন করুন। একই বাক্য বারবার উল্লেখ করবেন না। বাক্যগুলো নিজের মত করে গুছিয়ে উপস্থাপনের চেষ্টা করুন। নিয়োগকারীর মনোযোগ ধরে রাখতে পারে এমন কিছু লিখুন।

কভার লেটারে কোন কোন বিষয় গুলো অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়?

এমন অনেক জিনিস রয়েছে যা আপনার কভার লেটারে যুক্ত করার কোনো দরকার নেই। বরং এই বিষয়গুলো অন্তর্ভুক্ত করলে আপনার কভার লেটারটি বাতিল হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে। তাই কভার লেটার লেখার সময় এই বিষয় গুলোর দিকে লক্ষ্য রাখবেন।

কভার লেটার কর্মক্ষেত্রে আপনার যোগ্যতার সাথে সম্পর্কিত। এটি কোনো ভাবেই আপনার ব্যক্তিগত জীবনের সাথে সম্পর্কিত নয়। তাই এতে কোনোভাবেই যেন আপনার ব্যক্তিগত তথ্য,ব্যক্তিগত কথা অথবা ব্যক্তিগত কাজ সম্পর্কিত কোনো তথ্য সংযুক্ত না হয় সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে। তবে যদি নিয়োগ বিজ্ঞপ্তিতে কোনো দক্ষতার কথা উল্লেখ করতে বলে কিন্তু আপনার সেই দক্ষতা নেই তবে তা উল্লেখ না করাই উত্তম এবং কাজের সাথে কোনো সম্পর্ক নেই এমন কোনো দক্ষতার কথা কভার লেটারে উল্লেখ করবেন না। চাকরি, বেতন, সুবিধা-অসুবিধা সম্পর্কে আপনার যদি কোনো প্রশ্ন থাকে তবে কোনোভাবেই তা উল্লেখ করবেন না। এমনকি আপনার বেতনের পরিমানও উল্লেখ করবেন না।

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যে বিষয়টি সেটা হলো কভার লেটারে অতিরিক্ত কিছু উল্লেখ না করা। আপনাকে চেষ্টা করতে হবে যেন কভার লেটারটি সংক্ষিপ্ত, সাবলীল ভাষায় ও অল্প কথায় শেষ হয়। কোনো পুনরাবৃত্তি করবেন না এবং আপনি খুব বেশি লিখবেন না। আপনি যদি খুব বেশি কিছু লেখেন তাহলে নিয়োগকর্তা আপনার কভার লেটার পড়ার আগ্রহ হারিয়ে ফেলবে। কাজেই আপনার কভার লেটার আকর্ষণীয় করার চেষ্টা করুন।

কিভাবে কভার লেটার সাজাবেন?

একটি ভালো কভার লেটারের বৈশিষ্ট্য হলো প্রথম দর্শনেই নিয়োগকর্তার দৃষ্টি আকর্ষণ করা। যেভাবেই কভার লেটার লিখুন না কেনো সেখানে যেন নিম্নোক্ত বিষয়গুলো অন্তর্ভুক্ত থাকে সেদিকে খেয়াল রাখবেন।

জব টাইটেল (আপনি কোন কাজের জন্য আবেদন করছেন) থাকা উচিত।

যদি আপনার রেফারেন্স থাকে (কিভাবে কাজ সম্পর্কে শিখলেন) তা উল্লেখ করা উচিত।

নির্দিষ্ট যোগ্যতার (আপনি কেন কাজের জন্য যোগ্য) উল্লেখ করবেন।

আপনি কেন এই প্রতিষ্ঠান/কোম্পানির সাথে কাজ করতে চান তা উল্লেখ করুন।

এই চারটি বিষয় লক্ষ্য রেখে আপনি যদি আপনার কভার লেটার কাস্টমাইজড করেন তবে আপনার কভার লেটারের গ্রহণযোগ্যতা বেড়ে যাবে। নিয়োগকর্তা তা পড়তে আগ্রহী হবেন।

কীভাবে কভার লেটার তৈরি করবেন? কভার লেটার বানানোর সেরা টিপস?

আপনার কভার লেটারে যা লিখবেন তা যেন আপনার প্রত্যাশিত পদের সাথে সংগতিপূর্ণ হয়। প্রতিষ্ঠানের নিয়োগ বিজ্ঞপ্তি, ওয়েবসাইট থেকে বিস্তারিত জেনে সে অনুযায়ী লিখবেন। ৫ টি প্রতিষ্ঠানে আবেদন করলে যেন ৫ রকমের লেখা হয়। বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন কাজের কভার লেটার বিভিন্ন রকম হয়ে থাকে। তাই সবসময় নিজের মত করে গুছিয়ে কভার লেটার লিখুন এবং আকর্ষণীয় করে তুলুন। কারণ এটির উপর নির্ভর করবে আপনি চাকরির ইন্টারভিউর জন্য নির্বাচিত হবেন কি না!

কভার লেটার সাধারণত ইংরেজি ভাষায় লিখতে হয়। তাই ভালো কভার লেটারে তৈরি করতে ইংরেজি ভাষার দিকে নজর দেওয়া প্রয়োজন। একটি সম্পূর্ণ কভার লেটারে ৬ টি বিষয় থাকা আবশ্যক।

১.শিরোনাম ( Header)

২.অভিবাদন (Salutation)

৩.পরিচিত (Introduction)

৪.মূল অংশ (Body)

৫.পরিসমাপ্তি (Closing)

৬.স্বাক্ষর (Signature)

কভার লেটারে প্রতিটি অংশ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে প্রার্থীর যোগ্যতা তুলে ধরতে।

শিরোনামঃ কভার লেটারের প্রথম ধাপ এটি। আপনার সার্টিফিকেট নাম এবং সঠিক ঠিকানা উল্লেখ করুন। কোনোমতেই নিজের ডাক নাম,অর্ধেক ঠিকানা লিখবেন না। যোগাযোগের বৃত্তান্ত হিসেবে শুধুমাত্র নিজের ইমেইল ও লিংকড ইন প্রোফাইল তার উল্লেখ করুন কেননা আপনার বর্তমান ও স্থায়ী ঠিকানা সিভিতে সংযুক্ত থাকবে। যদি না থাকে সেক্ষেত্রে উল্লেখ করুন। নিচের পদ্ধতি অবলম্বন করতে পারেন।

First & Last Name:

Street Address :

City,State Zip:

Phone:

Email :

নিয়োগকর্তার সঠিক পদবীসহ নাম ঠিকানা উল্লেখ করবেন। এক্ষেত্রে যেন ভুল না হয় সেদিকে লক্ষ্য রাখবেন।

অভিবাদনঃ Dr./Mr./Ms সম্বোধন দিয়ে অভিবাদন শুরু করুন। বর্তমানে Sir/Mam না লিখে নিয়োগকর্তার শেষ নাম উল্লেখ করা হয়। ধরুন আপনি যার বরাবর আবেদন করছেন তার নাম Mr. Imran Chowdhury এক্ষেত্রে আপনি তাকে Mr. Chowdhury বলে সম্বোধন করতে পারেন। আপনি যদি নিয়োগকর্তার নাম না জানেন তবে Hiring Manager বলেও অভিবাদন করতে পারেন। এই পদ্ধতি প্রচলিত পদ্ধতির তুলনায় অনেক বেশি গ্রহণযোগ্য।

পরিচিতিঃ শুরুতেই আপনার পরিচয় দিন। নিজেকে আলাদাভাবে উপস্থাপন করতে পারলে নিয়োগকর্তার মনোযোগ আকর্ষণ করা সম্ভব। ভূমিকা এবং শুরুতেই মনোযোগ আকর্ষণ অত্যন্ত জরুরি।

এরপর আপনি কোন মাধ্যমে কাজটি সম্পর্কে জেনেছেন তা উল্লেখ করুন। এতে নিয়োগকর্তার আপনার সম্পর্কে মৌলিক ধারণা তৈরি হবে।

মূল অংশঃ একটি অনুচ্ছেদে /দুটি অনুচ্ছেদে ব্যাখ্যা করুন যে আপনি কেন এই চাকরিতে আগ্রহী ও কেন আপনি এই পদের জন্য সেরা প্রার্থী। আপনি কিভাবে আপনার দক্ষতা কাজে লাগিয়ে সফলতা অর্জন করেছেন তা লিখুন। আপনি কাজটি করতে কতটা আগ্রহী তা লেখার মাধ্যমে ফুটিয়ে তুলুন। এতে নিয়োগকর্তা আপনার সিভির প্রতি কৌতুহলী হবেন।

পরিসমাপ্তিঃ পরিশেষে উক্ত প্রতিষ্ঠানে কাজ করতে আপনি কতটা আগ্রহী তা তুলে ধরুন। আপনার যোগ্যতা ও দক্ষতা কীভাবে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে পারে তা উল্লেখ করুন। নিয়োগকর্তার নিকট আপনার যোগ্যতা বিবেচনা করে ইন্টারভিউ কলের জন্য আবেদন করুন।

শেষ পরিচ্ছেদে নিয়োগকর্তাকে বিদায় সম্ভাষণ জানাবেন। এক্ষেত্রে Best Regards,Thank you ইত্যাদি শব্দের ব্যবহার করুন।

স্বাক্ষরঃ সর্বশেষ পরিচ্ছেদে প্রশংসাসূচক পরিসমাপ্তির পর আপনার স্বাক্ষর সংযুক্ত করুন। ইমেইল করলে টাইপ করে নিজের নাম স্বাক্ষর করতে পারেন।

এই ধাপে আপনার কভার লেটারটি সম্পূর্ণ হবে।

কিভাবে কভার লেটার ফরম্যাট করবেন?

কভার লেটার সুন্দর ও আকর্ষণীয় করার জন্য নির্দিষ্ট ফরম্যাটে থাকা অত্যাবশ্যক। আপনার লেটার যতটা পেশাদার হবে নিয়োগকারী ততটা আগ্রহী হবে।

কভার লেটার যেন সহজ, সাধারণ, সাবলীল ও সংক্ষিপ্ত হয় সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে। Article, Calibri, Goergia, Verdana and Time New Roman প্রভৃতি ফন্টের লেখা পড়তে সুবিধা হয়। লেখার সময় মাথায় রাখবেন লেখা যেন বেশি ছোট বা বেশি বড় না হয়। ১০/১২ সাইজের ফন্ট সাবলীলভাবে পড়া যায়।

আপনার লেখার ফরম্যাটে উপরে এবং বাম পাশে ১ ইঞ্চি জায়গা রেখে নিবেন। এতে লেখাটি প্রফেশনাল হবে। প্রতিটি অনুচ্ছেদ, শিরোনাম,পরিসমাপ্তি ও স্বাক্ষরের মাঝে অবশ্যই স্পেস দেওয়া উচিত। চেষ্টা করবেন লেখাটি যেন ১ পৃষ্ঠায় সম্পন্ন হয়।

এই ফরম্যাট অনুসরণ করলে আপনার লেটার প্রফেশনাল হয়ে উঠবে। নিয়োগকারীর মনোযোগ আকর্ষণ করতে সক্ষম হবেন। এছাড়াও আপনি যোগ্য বলে বিবেচিত হবেন।

কভার লেটার সম্পাদনা ও প্রুফ দেখা

সিভির কভার লেটার লেখা খুব সহজ কিছু নয়। শুধুমাত্র নবীনদের জন্য না পেশাদারদের জন্য ও। তাই কভার লেটার লেখার সঠিক নিয়ম জেনে নিয়ে লিখতে হবে নির্ভূলভাবে। প্রত্যেকপদ ও প্রতিষ্ঠানের জন্য আলাদা আলাদা কভার লেটার লিখতে হবে। কভার লেটারে ভুল ধরা পড়লে নিয়োগকর্তা আপনার সিভির উপর আগ্রহ হারিয়ে ফেলেন। কভার লেটার লেখার পর তা জোরে জোরে পড়ুন। এতে বোঝা যায় কোথাও কোনো শব্দচয়নে ভুল রয়েছে কি না, কোথায় কি পরিবর্তন করা উচিত। এতে আপনার লেটার নির্ভূল ও সুন্দর হবে। ফলে নিয়োগকর্তার কাছেও আপনার সম্পর্কে ইতিবাচক ধারণা তৈরি হবে। তাই কভার লেটার সম্পাদনা ও প্রুফরীড অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

উপসংহার

পরিশেষে বলা যায়, সিভির মতো কভার লেটারও প্রার্থীর চাকরি পাওয়ার ক্ষেত্রে উল্লেখযোগ্য ভূমিকা পালন করে। তাই উপরিউক্ত আর্টিকেলটি আপনি অনুসরণ করলে কভার লেটার বানাতে আপনার আর সমস্যা হবে না ইনশাআল্লাহ। আরও জানতে টিউশনঅ্যাপ ব্লগে নিয়মিত পড়তে থাকুন।